Zaproszenie do składania ofert na dostawy artykułów żywnościowych

ZAPYTANIE OFERTOWE

Zamawiający:

Szkoła Podstawowa z Oddziałami Integracyjnymi nr 2

ul. Kętrzyńskiego 6

12-100 Szczytno

zaprasza do złożenia oferty cenowej na sukcesywną dostawę artykułów żywnościowych dla Szkoły Podstawowej z Oddziałami Integracyjnymi nr 2 w Szczytnie w roku 2023.

Zapytanie ofertowe prowadzone jest w postępowaniu, w formie rozpoznania cenowego dla zamówienia publicznego, do którego nie stosuje się Ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2021r. Poz.1129 z późn. zm.), zgodnie z art.2 ust.1 pkt 1

1. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa artykułów spożywczych, wraz z rozładunkiem i wniesieniem na wskazane miejsce do stołówki szkolnej w Szkole Podstawowej z Oddziałami Integracyjnymi nr 2 w Szczytnie. Rodzaj produktów został wskazany w formularzu ofertowym z podziałem na pakiety w załączniku 1 – 8. Przyjęty rodzaj jest orientacyjny, przyjęty w celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej. Należność za dostawę będzie uiszczona w terminie 14 dni od wystawienia faktury przez Dostawcę.

2. Termin realizacji zamówienia: od 02.01.2023r. do 31.12.2023r. Dostawa zamówionego towaru odbywać się będzie w zależności od potrzeb Zamawiającego po telefonicznym lub mailowym zgłoszeniu zapotrzebowania przez Zamawiającego. Terminy realizacji dostaw według poniższych pakietów :

Pakiet I: „ Pieczywo i wyroby piekarnicze” CPV 15810000-9

Dostawa pieczywa odbywać się będzie codziennie od poniedziałku do

piątku od godz. 7:00 do godz.10:00 Towar musi być dostarczony

następnego dnia od daty złożenia telefonicznego lub mailowego

zamówienia.

Pakiet II: „ Produkty mleczarskie” CPV 15500000-3

Dostawa nabiału i produktów mleczarskich odbywać się będzie trzy razy w tygodniu w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego od godz.7:00 do godz. 9:00. Towar musi być dostarczony następnego dnia od daty złożenia telefonicznego lub mailowego zamówienia.

Pakiet III: „ Artykuły ogólnospożywcze” CPV 15000000-8

Dostawa artykułów odbywać się będzie trzy razy w tygodniu, w zależności od potrzeb Zamawiającego w godz.7:00 do godz. 13:00. Towar musi być dostarczony następnego dnia od daty złożenia telefonicznego lub mailowego zamówienia.

Pakiet IV: „ Ryby przetworzone i konserwowe" CPV 15200000-0

Dostawa mrożonych ryb odbywać się będzie w zależności od bieżących

potrzeb Zamawiającego. Towar musi być dostarczony następnego dnia od

daty złożenia telefonicznego lub mailowego zamówienia. Średnia

częstotliwość dostawy 1 raz w tygodniu od godz. 7:00 do godz.10:00.

Pakiet V: „Owoce, warzywa i podobne produkty” CPV 15300000-1

Dostawa warzyw, owoców oraz podobnych produktów odbywać się będzie

codziennie od poniedziałku do piątku od godz. 7:00 do 8:00. Towar musi być dostarczony następnego dnia od daty złożenia telefonicznego lub mailowego zamówienia.

Pakiet VI: „ Produkty zwierzęce, mięso i produkty mięsne” CPV 15100000-9

Dostawa mięsa i przetworów mięsnych odbywać się będzie codziennie

od poniedziałku do piątku w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego. Towar musi być dostarczony następnego dnia od daty

złożenia telefonicznego lub mailowego zamówienia od godz.7:00 do godz.7:30.

Pakiet: VII: ”Jaja” CPV 03142500-3

Dostawa jaj odbywać się będzie 3 razy w tygodniu w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego w godz.7:00 do 9:00.Towar musi być dostarczony następnego dnia od daty złożenia telefonicznego lub mailowego zamówienia razem z załączonym dokumentem HDI.

Pakiet VIII „ Mrożonki” CPV 15896000-5

Dostawa mrożonek odbywać się będzie w zależności od potrzeb

Zamawiającego. Towar musi być dostarczony następnego dnia od daty

złożenia telefonicznego lub mailowego zamówienia. Średnia

częstotliwość dostawy 1 raz w tygodniu od godz.7.00 do godz.10:00.

3. Dodatkowe informacje: Dla pakietów, których dostawa odbywa się rzadziej niż codziennie, częstotliwość dostaw określa dostawca ze wskazaniem dnia tygodnia i godziny dla każdego pakietu w składanych przez siebie ofertach. Jeżeli ze względu na przyjętą u Dostawcy organizację pracy brak jest możliwości przyjmowania zamówień zgodnie z pkt. 2, prosimy o podanie informacji w formularzu ofertowym np. sposobu i terminów przyjmowania zamówień .

Zamawiający dopuszcza składanie ofert na jeden lub więcej pakietów.

Dostawca może złożyć ofertę na każdy z pakietów, jednakże w obrębie

danego pakietu może złożyć tylko jedną ofertę. Każdy z pakietów

traktowany jest oddzielnie i podlegał będzie odrębnej ocenie. Wybrana zostanie oferta najkorzystniejsza w obrębie danego pakietu. W przypadku wyboru kilku pakietów od jednego dostawcy, oferty będą łączone i traktowane jako jedno zamówienie.

W przypadku wskazania w dokumentacji znaków towarowych lub pochodzenia, Zamawiający informuje, że dopuszcza możliwość

zastosowania równoważnych rozwiązań tzn. takich, których parametry

jakościowe i smakowe są równoważne – co najmniej takie same (nie

gorsze) od tych podanych w dokumentacji. Produkty równoważne muszą

być w ofercie wymienione z nazwy a ciężar udowodnienia zachowania

parametrów wymaganych przez Zamawiającego, w razie wątpliwości leży

po stronie składającego ofertę. Produkty muszą być zgodne z

wytycznymi zawartymi w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 26.07.2016r. dotyczącego zdrowego żywienia w Zakładach Żywienia

Zbiorowego.

Produkty równoważne należy wymienić w pustym formularzu ofertowym.

Koszty zakupu, dostawy i rozładunku artykułów żywnościowych dla

stołówki w Szkole Podstawowej z Oddziałami Integracyjnymi nr 2 w Szczytnie i opakowania zabezpieczające artykuły spożywcze przed uszkodzeniem w trakcie transportu oraz wszelkie inne koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia leżą po stronie Dostawcy.

Dostawca odpowiedzialny będzie za całokształt, w tym za przebieg oraz terminowe wykonanie zamówienia, a także za jakość i zgodność z pozostałymi warunkami określonymi dla przedmiotu zamówienia.

Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zamówienia,

rozumiana jako staranność profesjonalisty w działalności objętej przedmiotem niniejszego zamówienia.

Realizacja dostaw w cenach zgodnych z ofertą Dostawcy. Ceny jednostkowe określone w formularzu ofertowym nie mogą ulec zwiększeniu w okresie obowiązywania umowy.

Dostawca może obniżyć ceny w każdym czasie. Niekorzystna zmiana cen przez Dostawcę oraz rażące niewywiązanie się z terminowych czy niewykonanych dostaw może stanowić podstawę do odstąpienia Zamawiającego od dalszej realizacji umowy. Wskazany w formularzu ofertowym asortyment poszczególnych artykułów jest szacunkowy i może ulec zmianie w razie zaistnienia takiej potrzeby po stronie Zamawiającego (dostawa ilości poszczególnych artykułów będzie zależna od ilości dzieci korzystających z posiłków). Dostawcy, z którym Zamawiający podpisze umowę nie przysługuje roszczenie o wielkość dostaw.

Dostarczone produkty będą świeże, dobrej jakości o aktualnym terminie przydatności do spożycia, minimum 2/3 gwarantowanego przez producenta terminu ważności, odpowiednio oznakowanych (oznaczona data minimalnej trwałości produktu lub terminu przydatności do spożycia, zawartość netto, oznakowanie partii produkcji, dane identyfikacyjne producenta).

Dostarczone produkty muszą być wysokiej jakości tj. I-go gatunku bez

wad fizycznych i jakościowych tj. wygląd, tekstura i konsystencja oraz

smak i zapach charakterystyczne dla rodzaju produktu bez obcych zapachów, posmaków, bez zanieczyszczeń fizycznych, oznak i pozostałości szkodników, bez zanieczyszczeń biologicznych, pleśni oraz bakterii chorobotwórczych. Wszelkie braki w tym zakresie mogą być przyczyną odstąpienia od umowy przez Zamawiającego.

Zamawiający ma prawo odmowy przyjęcia towaru niezgodnego z wymogami zawartymi w zapytaniu ofertowym.

Dostawca będzie dostarczał do siedziby Zamawiającego zamówiony

towar transportem zgodnie z wymogami określonymi w Ustawie z dnia

25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia ( tekst jednolity

Dz. U. z 2010r. Nr 136 poz. 914) wraz odpowiednimi aktami wykonawczymi.

Zamawiający wymaga, aby wszystkie dostarczone produkty posiadały

nienaruszone fabrycznie jednostkowe opakowanie, oraz odpowiednie

atesty, HDI(handlowe dokumenty identyfikacyjne), a ponadto produkty

przetworzone spełniały normy związane ze Zintegrowanym Systemem

Zarządzania HACCP.

Dostarczone produkty posiadać będą niezbędne certyfikaty i atesty

wymagane stosownymi przepisami i normami oraz dokumenty dotyczące

badań i dopuszczenia do obrotu, w tym świadectwo jakości dostarczonego przedmiotu umowy lub handlowy dokument identyfikacyjny oraz dokumentacje pozwalającą na zidentyfikowanie źródła pochodzenia dostarczonej partii towaru (producent i kraj pochodzenia), które będą udostępnione na prośbę Zamawiającego.

4.Zamawiający dopuszcza: W trakcie trwania umowy Dostawca może dokonywać zmian w wykazie produktów wyszczególnionych w formularzu ofertowym za zgodą Zamawiającego (po uprzednim telefonicznym uzgodnieniu), może konkretny produkt zamienić na inny w tej samej cenie o podobnej jakości i gramaturze. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odmowy przyjęcia całej partii towaru lub jej części w przypadku, gdy w trakcie oceny wizualnej zostaną stwierdzone uszkodzenia spowodowane niewłaściwym zabezpieczeniem produktów, złymi warunkami transportowymi lub niewłaściwym stanem higienicznym środków transportu przewożących przedmiot umowy. W tej sytuacji Zamawiający ma prawo dokonania zakupu zamówionego towaru w dowolnej jednostce handlowej. W przypadku skorzystania Zamawiającego z przysługującego mu prawa dokonania zakupu zamówionego towaru w dowolnej jednostce

handlowej, co było konsekwencją niedotrzymania warunków jakościowych, ilościowych lub terminowych przez Dostawcę. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odmowy przyjęcia partii towaru przywiezionego przez Dostawcę na wymianę lub po terminie zakwestionowanej partii.

5. Opis warunków udziału w postępowaniu: W postępowaniu mogą wziąć udział dostawcy, którzy:

a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeśli prawo nakłada obowiązek posiadania takich uprawnień w celu wykonania zamówienia,

b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem osobowym i technicznym do wykonywania zamówienia,

c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,

d) akceptują warunki zawarte w niniejszej zapytaniu i w projekcie umowy. Na żądanie Zamawiającego, Dostawca zobowiązany jest przedłożyć certyfikat wdrożenia systemu bezpieczeństwa żywności pochodzenia zwierzęcego HACCP (dotyczy tylko tych oferentów, którzy składają ofertę na dostawę mięsa, drobiu i wyrobów wędliniarskich).

6.Złożenie oferty : Wykonawcy biorący udział w postępowaniu powinni złożyć ofertę cenową na wykonanie powyższego przedmiotu zamówienia według załączonego wzoru oferty z podziałem na poszczególne pakiety. Oferta musi być napisana w języku polskim i podpisana przez Dostawcę.

7. Kryteria wyboru oferty :

95% - cena

5% - okres prowadzenia działalności

W przypadku ofert zawierających rażąco niskie ceny w stosunku do zamówienia, Zamawiający zwróci się o udzielenie wyjaśnień i złożenie dowodów mających wpływ na wysokość ceny. Brak udzielenia wyjaśnień skutkował będzie odrzuceniem oferty.

Kryteria oceny i sposób obliczeń punktów w złożonych ofertach jest do wglądu u intendenta szkoły.

Zamawiający poprawi w ofercie oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe z konsekwencją dokonanych poprawek.

8. Sposób i termin składania ofert:

Oferty wg załączonego wzoru należy składać pisemnie, osobiście lub przez e-mail: sekretariat@sp2.miastoszczytno.pl w terminie do

dnia 21.12.2022r do godz. 15.00 pod adresem:

Szkoła Podstawowa z Oddziałami Integracyjnymi nr 2,

ul. Kętrzyńskiego 6,

12-100 Szczytno

9.Otwarcie ofert :

Otwarcie ofert nastąpi dnia 22.12.2022 o godzinie 10.00 w Szkole Podstawowej z Oddziałami Integracyjnymi nr 2 w Szczytnie, w sekretariacie szkoły, natomiast informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty po zatwierdzeniu, zostanie ogłoszona na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Szkoły Podstawowej z Oddziałami Integracyjnymi nr 2 w Szczytnie w zakładce Zamówienia Publiczne.

Oferty złożone w innej formie niż pisemna lub e- mailowa oraz po terminie, o którym mowa w pkt.8 nie będą zwracane i nie będą brane pod uwagę przy wyborze najkorzystniejszej oferty.

O terminie złożenia oferty decyduje termin dostarczenia oferty w miejscu

wskazanym w pkt. 8, a nie termin np. wysłania oferty listem poleconym

lub złożenia zlecenia dostarczenia oferty pocztą kurierską.

Ofertę należy złożyć w kopercie oznaczonej pełnymi danymi Dostawcy

(nazwa, adres, nr telefonu) i opisanej w następujący sposób:

OFERTA CENOWA NA:

„Sukcesywną dostawę artykułów żywnościowych do stołówki

Szkoły Podstawowej z Oddziałami Integracyjnymi nr 2 w Szczytnie na rok 2023’’

10. Termin związania z ofertą: Wykonawca związany jest złożoną ofertą przez okres 30 dni od dnia wyznaczonego jako termin składania ofert.

Dzień składania ofert jest pierwszym dniem związania złożoną ofertą.

11. Wymagania :Do oferty Dostawca dołączy następujące dokumenty:

a) Oświadczenie dotyczące prowadzenia działalności wraz z kserokopią

aktualnego odpisu z właściwego rejestru KRS albo aktualny wydruk CEIDG

b) Do formularza ofertowego (załączniki 1-8 ) należy dołączyć Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 2) oraz Oświadczenie dotyczące stosowania produktów zgodnych z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 26.07.2016r.,które dotyczy zdrowego żywienia w placówkach oświatowych (załącznik nr 3).

Na temat przedmiotu zamówienia można uzyskać informacje pod nr telefonu:

89 676 09 19

intendent

Grażyna Skumiał